POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE BASES DE DATOS PERSONALES
La cooperativa social de los llanos orientales “COOPSOLLANOS” como responsable del tratamiento de datos personales, obtenidos en el desarrollo de su objeto social y funciones legales y en ejercicio de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013, y el decreto 1074 de 2015., se permite establecer la siguiente política de tratamiento de datos personales, buscando garantizar la protección de los derechos fundamentales en su tratamiento
En consecuencia aquí queda contenida la regulación de los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza Coopsollanos.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE BASES DE DATOS PERSONALES
La entidad cooperativa responsable del manejo de los datos personales, es la cooperativa social de los llanos orientales “COOPSOLLANOS”, NIT: 800 111.065-7, domiciliada en la calle 19 Nº 39-46 Barrio Camoa de la ciudad de Villavicencio, Meta, correo electrónico: coopsollanos@hotmail.com teléfono: 6677349 y celular: 313 2614058 y 314-4403425
1. POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
2. DEFINICIONES
Para el desarrollo de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigido al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato personal semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información (ejemplo: dato financiero y crediticio).
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
3. RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Coopsollanos es una cooperativa de aporte y crédito, que almacena datos personales de asociados, y adicionalmente, tiene datos de proveedores de bienes y servicios de distinta naturaleza, los cuales han sido recolectados a través de los años, en desarrollo de su objeto social.
4. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE DATOS
Los datos recolectados y almacenados por Coopsollanos, son utilizados para solicitar cotizaciones, ofrecer productos y servicios , pagar bienes y servicios, remitir comunicaciones informativas, invitar a eventos, entre otros fines propios de la gestión de nuestro objeto social.
Coopsollanos tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, solo hace uso de ellos en las finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
Coopsollanos solicita en el momento de su recolección, la autorización del titular para el tratamiento de los mismos, informándoles los datos personales que se recolectan así como las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.
La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicia
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
La supresión de datos personales por parte de Coopsollanos, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
5. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN ALMACENADA:
- Conocer, rectificar, actualizar modificar, revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos, a coopsollanos en su condición de encargado del tratamiento, este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Acceso a la información. De conformidad con el procedimiento establecido en el presente documento, Coopsollanos suministrará a los titulares de la información, o personas facultadas para ello, la información que ha recolectado y almacenado, con el fin de que puedan ejercer sus derechos sobre los mismos.
- Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por el titular o sus causahabientes; por el representante y/o apoderado del titular; por estipulación a favor de otro o para otro. En cualquier caso, deberá acreditarse la calidad en que se actúa.
- En desarrollo del principio de veracidad o calidad de la información, Coopsollanos garantizará la precisión y suficiencia de los datos personales que reposan en las bases de datos. En todo caso, previa solicitud del titular o cuando Coopsollanos lo advierta, los datos serán actualizados, rectificados o suprimidos, de tal manera que satisfagan los propósitos para los cuales fueron recolectados.
- Los titulares de los datos personales pueden revocar total o parcialmente el consentimiento al tratamiento de sus datos personales, en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractua
- Cuando la revocación es total, Coopsollanos debe dejar de tratar por completo los datos del titular; con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado; se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
6. ÁREA RESPONSABLE
El área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar o suprimir los datos y revocar la autorización, es la gerencia de Coopsollanos, ubicado en la calle 19 Nº 39-46 Barrio Camoa de la ciudad de Villavicencio, Meta, correo electrónico: coopsollanos@hotmail.com teléfono: 6677349 y celular: 313 2614058 y 314-4403425
7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Dada la relevancia de alguna información para establecer focalizaciones, como puede ser la relacionada con nivel educativo, nivel socioeconómico, pertenencia a grupos étnicos, convicciones religiosas, orientación política entre otros que pueden ser considerados datos sensibles, Coopsollanos garantizará que el tratamiento de esta información se realizará buscando establecer mecanismos que mejoren sus procesos de atención y en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015
8. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de la información pueden ejercer sus derechos mediante comunicación escrita, utilizando cualquier mecanismo físico o electrónico disponible. Las consultas de información, así como los reclamos y demás solicitudes de los titulares, se dirigirán a la gerencia de Coopsollanos, quien será la encargada de velar por la protección de los datos y de tramitar las solicitudes correspondientes, dejando constancia de la fecha de recibo, nombre e identificación del solicitante.
El titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento, o el encargado del tratamiento el cual será tramitado bajo las reglas contenidas en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
9. CARÁCTER RESERVADO, MANEJO CONFIDENCIAL Y COMPROMISOS DE COOPSOLLANOS
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- Actualizar y rectificar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada;
- Tramitar las consultas y reclamos formulados;
- Informar a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos;
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Los datos personales que no tengan el carácter de públicos, serán tratados con absoluta reserva y confidencialidad por Coopsollanos y sólo podrán suministrarse a terceros en los casos y con los requisitos previstos en las disposiciones vigentes. De la misma manera se procederá cuando existan dudas acerca del carácter público de los datos recolectados.
10. VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente política fue creada el día 07 de octubre de 2016, y rige inmediatamente. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, será comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de su implementación
11. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.
La base de datos permanecerá vigente mientras se mantenga la finalidad para la cual ha sido recolectada la información que la compone
El presente documento contentivo de la política de tratamiento de datos personales, se firma, hoy 07 de octubre de 2016.
